Phần mềm Quản lý văn bản dự án SmartBooks Project Document 2013

Phần mềm quản lý công văn, hồ sơ pháp lý, hợp đồng Smartbooks Project Document 2012

Đối tượng áp dụng:

- Smartbooks Project Document 2012 là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý văn bản trong các cơ quan hành chính Nhà nước và các doanh nghiệp. Smartbooks Project Document 2012 quản lý toàn bộ quá trình tiếp nhận - phân phối - xử lý công văn đi/đến, quản lý hồ sơ, hợp đồng.

- Smartbooks Project Document 2012 giúp nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ, góp phần thực hiện cải cách hành chính.

Lợi ích : 

•   Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản.
•  Giúp lãnh đạo các cơ quan theo dõi được tình hình hoạt động của đơn vị để có thể chỉ đạo kịp thời, thông suốt công việc.
•   Giảm thời gian tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản.
•  Quy trình giải quyết công việc được thực hiện đơn giản, nhanh chóng, tự động.
•  Khắc phục được hiện tượng dư thừa dữ liệu và chồng chéo thông tin.
•   Nâng cao hiệu quả quản lý.

 Tính năng nổi bật : 

• SmartBooks Project Document 2012 là phần mềm giúp người sử dụng dễ dàng lưu trữ, quản lý và tra cứu công văn, hồ sơ pháp lý và các hợp đồng với nhà thầu. Các tài liệu có thể được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau như tệp ảnh, tệp word, excel, PDF…
• Giao diện thân thiện, bố trí hợp lý giúp người dùng có thể dễ dàng thực hiện được các thao tác mong muốn.
• Cho phép tìm kiếm công văn, hợp đồng, hồ sơ theo kiểu Google: Đơn giản, nhanh và mạnh. Cho phép tìm kiếm và hiển thị kết quả tìm kiếm ngay trên một màn hình kiểu Google, dễ dang tra cứu ngay được văn bản chỉ bằng một thao tác click chuột.
• Từ kết quả tìm kiếm người sử dụng có thể dễ dàng sửa đổi công văn, hợp đồng, hồ sơ pháp lý một cách nhanh chóng nhất.
• Công văn đi/đến được xử lý toàn bộ bằng máy tính. Mọi yêu cầu xử lý và công văn được gửi đến người nhận thông qua thư điện tử. Người sử dụng dễ dàng cập nhật được những ý kiến đóng góp, bổ sung hay tình trạng xử lý của từng công văn.
•  Báo cáo được lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau giúp người dùng nhanh chóng in ra được những thông tin mình quan tâm.

 Tính năng nghiệp vụ: 

•   Quản lý công văn đến
•  Quản lý công văn đi
•  Quản lý hồ sơ pháp lý
•  Quản lý hợp đồng
•  Quản lý thời gian, quá trình xử lý công văn
• Quản lý việc lưu trữ dữ liệu
• Quản lý báo cáo, thống kê báo cáo chi tiết
•  Tìm kiếm công văn, hồ sơ, hợp đồng theo nhiều tiêu chí lọc khác nhau
• Phân quyền, quản lý người dùng chặt chẽ
• Sao lưu, phục hồi, chuyển đổi cơ sở dữ liệu

 Báo cáo : 

• Danh mục dự án
• Danh mục công văn đi
• Danh mục công văn đến
• Danh mục hợp đồng
• Danh mục hồ sơ
•  Xin ý kiến lãnh đạo (Công văn đi/đến)
• Ý kiến lãnh đạo (Công văn đi/đến)
• Đóng góp ý kiến (Công văn đi)
• Phân phối công văn (công văn đến)
• Xử lý công văn (Công văn đến)

Yêu cầu hệ thống : 

• Bộ xử lý: PIV 800 MHz hoặc tốt hơn
• Bộ nhớ: 128 MB RAM hoặc nhiều hơn Đĩa cứng: chiếm 34 MBytes trống
• Hệ điều hành: Windows XP (hoặc 95, 98, Me, 2000, NT, 2003, Vista, 7)
• Tiện ích: Bộ gõ & bộ font Tiếng Việt Unikey

- Công văn, hồ sơ, hợp đồng được lưu trữ dưới dạng tệp ảnh, *.doc, *.xls, *.pdf, *.dwg (chỉ dành riêng cho hợp đồng).
- Công văn đi/đến được xử lý hoàn toàn tự động. Người dùng có thể xin ý kiến lãnh đạo, nhận trả lời, phân phối công văn qua email hay cập nhật, theo dõi tiến trình xử lý hoàn toàn tự động.
- Xem các tệp lưu trữ trong công văn, hồ sơ, hợp đồng trực tiếp hoặc dưới dạng web.
- Từ kết quả tìm kiếm người dùng có thể dễ dàng hiển thị một công văn hay hồ sơ, hợp đồng để sửa dữ liệu.
- Báo cáo được lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau, có thể kết xuất ra một số tệp thông dụng như: Excel, PDF

• Gói 1 (bán trọn gói):  9.500.000 đ
• Gói 2 (bán dịch vụ):   20% giá bán trọn gói/năm (miễn phí bản quyền)

• Cài đặt phần mềm trực tiếp lên máy của khách hàng.
• Hướng dẫn sử dụng sản phẩm trong 03 ngày (8 giờ/ngày) tại địa điểm của khách hàng.
• Tư vấn khách hàng tổ chức công tác kế toán trên phần mềm.
• Hỗ trợ khách hàng nhập và kiểm tra số liệu thực tế.
• Chuyển giao đĩa CD-ROM bản quyền sản phẩm, tài liệu cài đặt, tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Giá đào tạo đã tính trọn gói trong giá bán sản.
• Đào tạo sau khi ký hợp đồng.

• Hướng dẫn sử dụng sản phẩm trong 02 ngày (6 giờ/ngày), thời gian và địa điểm do công ty tổ chức;
• Hướng dẫn khách hàng học sản phẩm theo bài tập thực hành.
• Chuyển giao đĩa CD-ROM bản quyền sản phẩm, tài liệu cài đặt, tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Giá đào tạo & cung cấp sản phẩm có bản quyền sử dụng 01 năm : Liên hệ

• Bảo hành 12 tháng;
• Tư vấn, hỗ trợ sử dụng miễn phí qua điện thoại, email, chat…
• Hỗ trợ trực tiếp tại địa điểm của khách hàng khi có yêu cầu, chi phí hỗ trợ thoả thuận;

• Nâng cấp miễn phí phần mềm khi có thay đổi về chế độ chính sách của Nhà nước hoặc khi công ty phát hành phiên bản mới trong thời gian bảo hành;
• Ngoài thời gian bảo hành thu phí tối đa không quá 50% giá của phiên bản nâng cấp đối với khách hàng sử dụng gói 1.